Prüfungsleistungen sind von den Studierenden mindestens ein Jahr über das Ende der Studienphase hinaus aufzubewahren, in der die Prüfung abgelegt wurde.  Ausgenommen sind Masterarbeiten, die von den zuständigen Prüfungsausschüssen aufbewahrt werden.

Werden Prüfungsleistungen und die dazu ausgestellten Bescheinigungen von den Studierenden nicht abgeholt, können sie von den Prüferinnen und Prüfern 5 Jahre nach dem Prüfungsdatum ausgesondert und dem Archiv zugeleitet werden.

Das Dezernat 1: Studium und Lehre stellt amtliche Beglaubigungen zu Graduierungsdokumenten der Universität Erfurt aus. Dies gilt sowohl für Papierurkunden mit Unterschrift und Prägesiegel als auch für Graduierungsurkunden mit qualifizierter elektronischer Signatur und elektronischem Siegel.

Beglaubigungen sind gebührenpflichtig, deren Höhe richtet sich zum einen nach der Allgemeinen Gebührenordnung der Universität Erfurt, die zum Zeitpunkt des Eingangs Ihres Beglaubigungsantrags gilt, und zum anderen nach der Anzahl der gewünschten Beglaubigungen.

Der Beglaubigungsantrag ist formgebunden, d.h. unser Antragsformular muss vollständig ausgefüllt zusammen mit den zu beglaubigenden Urkunden bei uns eingehen (Verfahren siehe unten).

Wir erstellen mit den Daten des Beglaubigungsantrags eine Beglaubigungsrechnung, die Ihnen in der Regel per E-Mail zugeht. Erst nach Eingang des Rechnungsbetrags auf dem Konto der Universität Erfurt werden die Beglaubigungen erstellt.

Zum Verfahren der Antragstellung:

a) bei Papierurkunden mit Unterschrift und Siegel

Das Antragsformular ist zusammen mit den zu beglaubigenden Papierurkunden entweder per Post (Universität Erfurt, Dezernat 1, PF 900221, 99105 Erfurt) oder zu den Sprechzeiten (Mo bis Do jeweils von 12-15 Uhr) einzureichen. Nach Gebühreneingang gehen Ihnen Ihre Originale zusammen mit den beantragten Beglaubigungen entweder per Post zu oder Sie holen diese selbst oder durch eine bevollmächtigte Person im Dezernat ab. Den Abholtermin erhalten Sie per E-Mail.

b) bei Graduierungsurkunden mit qualifizierter elektronischer Signatur und elektronischem Siegel

Bei elektronisch signierten Dokumenten ist der Antrag auf Ausstellung von amtlichen Beglaubigungen per E-Mail an studiumundlehre@uni-erfurt.de zu richten. Der E-Mail sind als Anlage beizufügen:
- das vollständig ausgefüllte Antragsformular sowie
- die qualifiziert elektronisch signierten Dokumente, deren Beglaubigung Sie beantragen.

Auch hier gehen Ihnen die beantragten amtlichen Beglaubigungen entweder per Post zu oder Sie holen sich diese selbst oder durch eine bevollmächtigte Person im Dezernat ab. Den Abholtermin erhalten Sie per E-Mail.

Die Auswertung der Bachelor- und im Master of Education- Studiengänge erfolgt gemäß der jeweiligen Rahmenprüfungsordnungen immer zum Ende eines Semesters (Ende September bzw. Ende März). Direkt im Anschluss an die Auswertung erhalten Sie Ihre Graduierungsdokumente, mit qualifizierter elektronischer Signatur und elektronischem Siegel, per E-Mail.

Für Bewerbungszwecke können Sie bis dahin einen amtlich beglaubigten Notenbericht beantragen (4,50€ Gebühr pro Exemplar). Durch den Begleitbrief "to whom it may concern" kann Ihnen der voraussichtliche Termin Ihres Studienabschlusses bescheinigt werden.